Pour 2018, il y a trois catégories de participation :
À partir du 21 mars 2018 jusqu'au 1er juin 2018.
Le 17 avril à partir de 18h à la salle civique de l'hôtel de ville ou le 15 mai au même endroit et à la même heure.
Pour réserver votre rendez-vous, veuillez communiquer avec la réceptionniste à l’hôtel de ville au 418-562-2333. Prévoir entre 5 minutes pour les projets déjà déposés lors d’une année antérieure à 30 minutes pour les nouveaux projets.
N'oubliez pas de déposer votre formulaire d'inscription au moins une semaine avant le rendez-vous pour permettre à l'équipe technique de se préparer.
Du 27 août 2018 à 120 au 16 septembre 2018 à 23h59 pour les volets grand public et volet vert.
Tous les citoyens et citoyennes de Matane âgés de 16 ans et plus ont droit de vote. Un vote par personne est autorisé pour les deux catégories : «grand public et volet vert», et ce, pour toute la période du concours : un vote par adresse de courriel si vous votez en ligne ou un vote par formulaire papier si vous votez par ce moyen. Tout doublon sera automatiquement éliminé. Tout formulaire papier incomplet ou illisible sera rejeté.
Les projets jeunesses seront soumis au vote pour tous les élèves de 12 à 17 ans fréquentant la polyvalente de Matane. Le vote se fera en une seule journée, sous format papier.
Pour voter pour votre projet préféré, rendez-vous à la page « Votez ». Un message apparaîtra à la fin du processus lorsque votre vote sera enregistré.
Le volet jeunesse fera l’objet d’un vote papier à la polyvalente de Matane pour les étudiants de 12 à 17 ans.
Le système de vote permet de choisir vos trois projets favoris parmi les projets proposés pour le volet grand public et un projet pour le volet vert. Il n'est pas obligatoire de voter en ligne, mais la Ville de Matane encourage fortement l'utilisation de la plateforme Web pour voter.
Néanmoins, il est possible de voter en ligne ou de se procurer un bulletin de vote papier à la bibliothèque municipale. Le bulletin de vote papier rempli doit être remis à cet endroit selon le même échéancier que pour le vote en ligne durant les heures d’ouverture de la bibliothèque :
Une vérification technique des votes reçus sera effectuée avec un représentant de l'agence Kaleidos Web, de Matane, conceptrice de la plateforme Web du budget participatif. Toute anomalie technique constatée lors de cette vérification pourra être rectifiée à cette occasion et pourrait modifier le pointage. Les votes par bulletin papier seront compilés à cette occasion.
Le système de vote par pondération permet une distribution de points équitable et représentative parmi tous les projets grand public proposés. Le projet qui obtient le plus de points gagne :
Chaque vote équivaut à 5 points. Le projet qui obtient le plus de points gagne.
Pendant la période de vote, les projets seront classés par ordre de préférence populaire sans toutefois afficher le pointage de ceux-ci directement sur le site web.
Si deux projets arrivaient ex æquo en obtenant le même nombre de points, le comité pourrait décider de permettre la réalisation des deux projets si les coûts n'excédaient pas les sommes prévues pour le budget participatif. Dans le cas où il ne serait pas possible de réaliser les deux projets, le comité de coordination procéderait par tirage au sort pour sélectionner le projet à réaliser.
Il est possible qu’il y ait plusieurs projets gagnants. À titre d’exemple, si le projet ayant rapporté le plus de votes a un coût de 80 000 $, le prochain projet qui a un coût de 100 000 $ ou moins sera également accepté. Ce principe s’applique aussi pour les projets « verts » ou « jeunesse »
Les membres du comité de coordination émettront une recommandation au conseil municipal quant aux projets ayant obtenu le plus de votes. Le conseil municipal doit ensuite adopter une résolution confirmant la réalisation du ou des projets gagnants. Le résultat sera connu officiellement le 25 septembre 2018.